Privacy

Scouting Driesprong verwerkt om meerdere redenen persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

In dit privacybeleid geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Driesprong. Scouting Driesprong is onderdeel van Scouting Nederland, voor het privacybeleid van Scouting Nederland verwijzen wij naar www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier dat de leiding aanlevert voor het registeren van een nieuw lid. De NAW-gegevens van het lid en ouders en de geboortedatum van het lid zijn nodig om het lid te registreren bij Scouting Nederland. Telefoonnummer en e-mailadres zijn nodig om contact op te kunnen nemen met het lid of ouders.

De gegevens worden door de ledenadministrator geregistreerd in Scouts Online, een programma van Scouting Nederland, en kunnen door het bestuur, speltakleiding en ouders van jeugdleden van dezelfde speltak ingezien worden. Scouts Online valt onder het privacybeleid van Scouting Nederland (zie www.scouting.nl/privacy).

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren kunnen leden een doorlopende SEPA machtiging invullen. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. De bestuursleden van Scouting Driesprong hebben inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft digitaal en/of in hardcopy de beschikking over een eigen lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak, de ledenadministrator en het bestuur.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier. Bijzondere persoonlijke gegevens zoals medische gegevens worden enkel hardcopy bewaard en zijn enkel voor de speltakleiding inzichtelijk, zie ook de volgende alinea.

Gezondheidsinformatie activiteiten en kampen
Scouting Driesprong hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Maar een ongeluk zit in een klein hoekje en dus kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken bij een opkomst. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.

Voor deze gelegenheden wordt gevraagd om relevante gezondheidsgegevens bij het inschrijfformulier. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard door de speltakleiding en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Beeldmateriaal
Scouting Driesprong maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie en als herinnering. Bij de lidmaatschapsregistratie wordt gevraagd of er beeldmateriaal mag worden gedeeld van het betreffende jeugdlid voor de website en de facebookgroep van Scouting Driesprong. Toestemming is altijd in te trekken.

Online media
Scouting Driesprong deelt relevante informatie over bijvoorbeeld bijzondere bijeenkomsten, gewijzigde draaitijden of de jaarlijkse kampen via email of whatsapp. Alle leden van de betreffende speltak ontvangen deze berichten op het opgegeven e-mailadres of telefoonnummer bij lidmaatschapsregistratie. Mocht uw emailadres of telefoonnummer gewijzigd zijn dan kunt u dit aangeven bij de speltakleiding.

Met enige regelmaat wordt er ook verslag gedaan van bijeenkomsten, weekenden of kampen via de Facebookpagina van Scouting Driesprong of via www.scoutingdriesprong.nl. Deze verslagen bevatten ook foto’s die tijdens de activiteiten gemaakt zijn. Er worden geen persoonsgegevens op de Facebookpagina of website van Scouting Driesprong gedeeld. De Facebookpagina is openbaar en kan dus door iedere geïnteresseerde worden gevolgd.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Driesprong is terug te vinden op www.scoutingdriesprong.nl/home/privacy. Op het lidmaatschapformulier en activiteitenformulier wordt verwezen naar het privacybeleid.

Datalekken
Als er mogelijk sprake is van een datalek kunt u dit melden via info @ scoutingdriesprong.nl. Als er sprake is van een datalek meldt Scouting Driesprong dit bij Scouting Nederland via privacy @ scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Driesprong binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient gedaan te worden via info @ scoutingdriesprong.nl.